Jenis-jenis Surat Dinas

Macam-macam Surat Dinas

Ada beberapa macam dan jenis surat dinas antara lain berdasarkan :

1.  Wujud Surat Dinas

Berdasarkan wujudnya surat dinas adalah berupa warkat pos dan surat bersampul.

a.  Warkat Pos

Warkat berarti ‘surat’ atau isi surat. Warkat pos adalah lembar surat yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Dengan demikian, warkat pos merupakan surat dinas yang tidak menggunakan amplop. Wujudnya berupa lembaran kertas surat yang hanya berupa lipatan-lipatan. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat beserta nama pengirimnya.

Surat dinas yang disajikan dalam bentuk warkat, biasanya surat-surat yang tidak rahasia. Kalaupun dibaca pihak lain, penerima atau pengirimnya tidak dirugikan. Karena itu agar lebih efisien, surat yang tidak begitu rahasia, sebaiknya disajikan dalam bentuk warkat pos. Surat undangan dan surat edaran sering disajikan dalam bentuk ini.

 

b.  Surat Bersampul

Berbeda dengan warkat pos yang terbuka, surat bersampul lebih tertutup. Sesuai dengan namanya, surat ini menggunakan sampul atau amplop. Surat-surat yang menyertakan banyaknya lampiran sebaiknya disajikan dalam bentuk ini. Di samping, lampiran-lampiran itu tidak mudah tercecer, surat bersampul tampak rapi dan lebih santun. Surat dinas yang mengutamakan kerahasiaan, juga sebaiknya disajikan dalam bentuk ini.

 

2.  Banyaknya sasaran

Berdasarkan banyaknya sasaran atau jumlah objek yang dikehendaki, surat dinas dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

a.  Surat Biasa

Surat ini hanya dikirimkan kepada seseorang atau suatu instansi tertentu saja. Yang termasuk ke dalam jenis surat ini, misalnya, surat tugas, surat perjanjian kerja, surat peringatan, surat penunjukan, surat rekomendasi.

b.  Surat Edaran

Surat ini disebut pula surat sirkuler. Sesuai dengan namanya, surat ini ditujukan kepada beberapa orang atau pejabat tertentu dengan harapan diedarkan pula kepada lingkup yang lebih luas.

c.  Pengumuman

Pengumuman ditujukan kepada banyak orang atau instansi. Bila orang atau instansi yang dituju itu tidak jelas karena terlalu banyaknya dan sulit dihubungi, maka sebaiknya digunakan dengan model pengumuman. Selain efektif, cara ini dapat menghehmat biaya.

3.  Keamanan Isinya

Menurut bobot kerahasiaaanya, isi surat terbagi kedalam beberapa macam. Ada yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa.

a.  Surat Sangat Rahasia

Surat ini umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan negara dan biasanya dikeluarkan oleh dinas-dinas rahasia negara, seperti Badan Intelijen Negara (BIN) atau dinas-dinas rahasia lainnya yang berada di bawah instansi kepolisian atau kejaksaaan. Surat semacam ini disebut surat pula dengan istilah dokumen rahasia dan biasanya ditandai dengan SRHS  atau SR (sangat rahasia).

b.  Surat Rahasia

Surat yang bersifat RHS atau R (rahasia) hanya boleh dibaca oleh pihak yang dituju dalam surat itu. Hampir serupa dengan surat rahasia, dikenal dengan surat konfidental, yakni surat yang isinya hanya boleh diketahui atau dibaca oleh pejabat yang bersangkutan. Misalnya, surat yang ditujukan untuk kepala bagian keuangan. Siapapun nama orang itu boleh saja membaca surat tersebut, yang penting orang itu menjabat sebagai kepala bagian keuangan dan pihak yang tidak berada pada jabatan itu tidak boleh membacanya.

c.  Surat Biasa

Surat ini bila dibaca pihak lain tidak merugikan penerima maupun pengirimnya. Hal ini karena walaupun isi surat tersebut diketahui banyak orang, tidak akan merugikan penerima maupun pengirimnya. Yang termasuk ke dalam jenis surat ini antara lain surat undangan, surat keterangan, surat pemberitahuan, dan surat penunjukan.

4.  Urgensi Penyelesaiaanya

Berdasarkan urgensi pengiriman, surat dinas diklasifikasikan sebagai berikut:

a.  Surat Kilat Khusus atau Sangat Segara

Surat ini harus diketahui dan ditanggapi oleh penerimanya dengan secepat-cepatnya. Baik penyelesaiannya ataupun pengirimannya tidak boleh ditunda-tunda, tetapi harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya. Biasanya surat itu menyangkut hal-hal yang bersifat darurat dan bila tidak segera diketahui atau ditanggapi akan sangat merugikan, khususnya bagi pihak pengirim atau penerimanya. Yang termasuk jenis surat ini, misalnya, surat panggilan kerja, surat perintah, surat tugas.

b.  Surat Kilat atau Surat Segera

Surat ini harus pula diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya dengan secepatnya. Namun demikian, tidak sesegera surat kilat khusus. Sifatnya fleksibel, dalam arti semakin cepat diketahui atau direspon, maka akan lebih baik.

c.  Surat Biasa

Surat ini kadang-kadang tidak memerlukan tanggapan atau balasan. Isinya lebih kepada pemberitahuan biasa.

5.  Tujuan dan Maksud Surat

Berdasarkan tujuan atau maksudnya, surat dinas meliputi bermacam-macam jenis, diantaranya adalah sebagai berikut:

a.  Surat pengumuman

b.  Surat pemberitahuan

c.   Surat keterangan

d.  Surat edaran

e.  Surat undangan

f.  Surat laporan

g.  Surat berita acara

h.  Surat pengantar

i. Surat rekomendasi

j.  Surat perintah

k.  Surat tugas

l.  Surat kuasa

m.  Surat pengusulan

n.  Surat pernyataan

o.  Surat keputusan

p.  Surat permohonan bantuan

q.  Surat permohonan izin

r.   Surat peringatan

s.   Surat balasan

t.   Surat pernjanjian

Oke sekian semoga membantu teman-teman peribahasaindonesia.com yang sedang kebingungan dengan berbagai macam jenis surat dinas :)