MERENCANAKAN PESAN BISNIS

 MERENCANAKAN PESAN BISNIS

Saat akan membuat pesan bisnis hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan maksud penulisan pesan. Supaya pesan bisnis efektif maka mengenal siapa audiens kita dengan baik perlu dilakukan.

 

1. Menentukan Maksud/Tujuan.

Pesan bisnis harus memiliki maksud umum, yaitu untuk menginformasikan, untuk persuasi, atau untuk bekerjasama dengan audiens anda. Setiap maksud tersebut akan memerlukan tingkat partisipasi audiens yang berbeda. Jika pesan tersebut dimaksudkan hanya untuk memberi informasi maka tingkat partisipasi audiens rendah. Namun jika pesan tersebut mengajak bekerjasama maka tingkat partisipasi audiens yang diperlukan sangat tinggi.

Pesan bisnis juga memiliki tujuan yang spesifik. Maksud/tujuan tersebut  mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukan order atau mengkomunikasikan tanggapan survey) atau tidak langsung seperti meyakinkan tim manajemen untuk meluncurkan produk baru. Jadi tujuan spesifik  berhubungan dengan apa yang mau dicapai dengan pesan anda. Misalnya apakah hanya sekedar meng “up date” audiens menyangkut seuatu even perusahaan, atau anda menginginkan mereka melakukan tindakan yang segera. Nyatakan maksud pesan anda secara spesifik dan jelas

Untuk lebih jelasnya, tanyakan apakah pada diri anda sendiri:

-Apakah maksud pesan realistis?

-Apakah waktunya tepat?

-Apakah orang yang menyampaikan pesan anda sudah tepat?

-Apakah media yang digunakan sudah tepat?

-Apakah maksud pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda?

2Mengembangkan Profil Audiens

Siapakah audiens anda? Bagaimana sikap mereka? Apa yang mereka perlu ketahui? Dan mengapa mereka peduli dengan pesan anda? Pertanyaan-pertanyaan tersebut perlu dijawab supaya pesan anda sesuai dengan profil audiens. Jika anda berkomunikasi dengan orang yang sangat anda kenal pastinya lebih mudah. Anda bisa tahu kebutuhan dan keinginan atas informasi dan anda tahu karakteristik mereka. Namun jika anda tidak menganhui profil audiens anda pastinya komunikasi akan lebih sulit. Untuk itu anda perlu mempelajari audiens anda sebelum anda membuat pesan.

Berikut ini hal-hal yang harus anda pelajari mengenai audiens supaya pesan anda lebih efektif:

1). Identifikasi audiens utama. Jika anda mengetahui audiens utama anda, mereka para pengambil keputusan maka komunikasi anda dengan audiens utama akan diikuti oleh anggota audiens lainnya.

2). Tentukan ukuran audiens. Suatu laporan untuk suatu audiens yang besar memerlukan suatu gaya, organisasi dan format yang formal, dibandingkan untuk audines yang kecil.

3). Tentukan komposisi audiens. Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana pendidikan mereka, status serta sikap mereka

4). Perkirakan tingkat pemahaman audiens anda. Tujuan pesan kita adalah memberikan pemahaman kepada mereka, untuk itu penting sekali mengetahui tingkat pemahaman mereka terhadap berbagai informasi.

5). Proyeksikan pengharapan dan preferensi audiens. Apakah audiens anda mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan detail, atau apakah mereka cukup mengharapkan ringkasan atau poin-poin utama dari laporan. Apakah memo yang kita buat harius pendek atau komprehensif (lengkap).

3. Temukan Apa yang Ingin Diketahui Audiens

Fokus kepada audiens supaya pesan kita efektif berarti kita harus betul-betul menemukan apa yang sebenarnya ingin diketahui oleh audiens. Untuk itu pastikan bahwa komunikasi anda memenuhi hal-hal sebagai berikut:

-Pastikan informasi anda akurat

-Pastikan informasi anda bersifat etis

-Pastikan informasi anda berhubungan dengan apa yang ingin diketahui audiens atau penerima.

4. Memilih Media atau Saluran yang Memadai

Memilih saluran dan media untuk pesan anda dapat menentukan apakah pesan anda efektif atau tidak.  Ada beberapa pilihan saluran, yaitu oral/lisan, tertulis dan mempertimbangkan pilihan media dalam saluran tersebut.

1. Saluran tertulis

Saluran tertulis akan lebih baik manakala:

-Anda tidak membutuhkan umpan balik yang segera.

-Pesan anda sangat kompleks dan detil/rinci, dan membutuhkan

 perencanaan yang hati-hati/seksama.

-Anda membutuhkan bukti catatan yang permanen dan dapat disimpan.

-Audiens anda jumlahnya besar dan secara geografi tersebar.

2. Saluran lisan

Sebaliknya saluran oral, akan lebih baik dipergunakan manakala:

-Anda menginginkan umpan balik yang segera dari audiens.

-Pesan anda secara relatif sederhana dan mudah diterima.

-Anda tidak memerlukan bukti catatan untuk disimpan.

-Anda dapat mengumpunlkan audiens dengan ekonomis dan nyaman.

-Anda menginginkan interaksi untuk memecahkan masalah atau mencapai

  keputusan.

3. Jenis-jenis media dan saluran pesan.

a)    Media tertulis, termasuk:

-Surat dan memo

-Laporan dan proposal

-Surat elektronik

-Mesin fax

b)    Media oral, termasuk:

-Percakapan tatap muka

-Telkepon dan voice mail

-Audiotape dan videotape

-Teleconfrences dan videoconferences

-E-mail

-Websites

Pemilihan saluran dan media yang tepat akan membantu efektifitas pesan-pesan anda, seperti yang anda dan audiens atau penerima harapkan.

Semoga materi ini bermanfaat ya :) Salam PeribahasaIndonesia.com