Penulisan Alamat Surat Dinas

Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan adalah penulisan nama orang berikut alamat yang dituju. Sebelum dikirim, umumnya surat harus disampul terlebih dahulu. Dengan demikian, ada dua macam alamat yang dituliskan sebelum surat dikirim, yakni alamat luar yang tertera pada sampul dan alamat dalam yang tercantum  pada surat itu sendiri. Fungsi alamat tujuan adalah:

  1. Menunjukan siapa yang berhak membaca surat.
  2. Menjadi petunjuk bagi pengantar surat untuk menyampaikan ke alamat penerima.
  3. Menjadi petunjuk bagi perugas arsip atau penerima surat.

Dalam praktik, unsur-unsur penulisan alamat surat tidak perlu ditulis lengkap, tergantung pada fungsi unsur-unsur tersebut dan tujuan penulisannya. Berikut adalah unsur-unsur lengkap dalam penulisan alamat tujuan surat.

a.  Kata “Kepada”

Kata ini berfungsi  untuk menegaskan surat tersebut ditujukan kepada siapa. Dalam praktik, kata “kepada” tidak wajib ditulis.

b.  Ungkapan “Yang Terhormat” dan substitusinya

Ungkapan “Yang Terhormat” biasanya disingkat Yth. Fungsinya untuk menunjukan rasa hormat penulis kepada pembaca surat. Karena rasa hormat merupakan salah satu sikap yang harus dimiliki oleh penulis surat maka ungkapan tersebut hampir selalu ditemukan pada setiap surat resmi maupun surat biasa. Berikut ini adalah penjelasan ungkapan tersebut harus digunakan atau tidak.

1)    Ungkapan Yth. Digunakan apabila surat ditujukan kepada orang atau jabatan. Misalnya:

Kepada Yth.

Bapak ….

Kepada Yth.

Saudara ….

Kepada Yth.

Kepala Bagian ….

Kepada Yth.

Kepala Pengurus Pusat ….

2)    Ungkapan Yth. Tidak digunakan apabila surat ditujukan kepada perusahaan, organisasi, instansi, atau bagian tertentu dari organisasi. Misalnya:

Kepada PT Pustaka Binaan Presindo

Kepada Bagian Penjualan PT Binaan Presindo

Kepada Lembaga Pendidikan Mandiri

Dalam praktiknya ditemukan sekelompok individu atau organisasi tertentu tidak menggunakan kata Yang Terhormat. Mereka lebih senang menggunakan ungkapan “Yang Kami (Saya) Hormati” atau “Yang Dihormati”. Alasannya, “Yang Terhormat” berarti orang yang dituju adalah orang yang paling dihormati dan tidak ada lagi orang lain yang lebih dihormati.

Surat yang ditujukan kepada diplomat, raja, atau ratu tidak menggunakan ungkapan “Yang Terhormat” atau “Yang Dihormati”, tetapi menggunakan ungkapan “Yang Mulia”.

Kepada

Yang Mulia Tuanku Mohammad

Duta Besar Brunei Darussalam Untuk Indonesia

Atau

Kepada

Yang Mulia Sri Sultan Hamengku Buwono X

c.  Sebutan, gelar, dan nama

1)    Sebutan seperti “Saudara”, “Bapak”, “Ibu” tergantung siapa yang dituju dan jenis hubungan dengan penulis surat. Sebutan Bapak atau Ibu ditujukan kepada orang yang kedudukannya lebih tinggi atau untuk menekankan rasa hormat formal. Sebutan “Saudara” atau “Saudari” ditujukan untuk orang yang kedudukannya lebih rendah atau setara.

2)    Gelar, dalam surat formal penting untuk diperhatikan.

Ada orang yang tersinggung apabila gelarnya tidak dicantumkan. Oleh karena itu, lebih baik gelar tersebut dicantumkan secara lengkap, baik gelar akademis, gelar kepangkatan, maupun gelar keagamaan. Apabila pengirim surat mau menyebut secara resmi dengan jabatan, pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat maka ia hanya menuliskan jabatan, pangkat, atau gelar akademis di depan nama si tertuju tanda didahului sebutan Bapak, Nyonya, Saudara dsb. Contoh:

Yth. Menteri Pertanian

Yth. Kapten Sutoyo

Yth. Ir. Hartono

Yth. H. Sumarsono

d.  Alamat

Alamat adalah tempat kedudukan orang yang dituju. Penulisan alamat harus lengkap dan rinci agar surat sampai ke orang dan alamat yang dituju. Apabila yang dituju adalah seorang/beberapa orang yang berada dalam suatu perusahaan yang besar atau suatu kelompok usaha dengan banyak perusahaan atau banyak departeman, bagian atau divisi maka nama bagian, divisi atau departemen yang dituju disebutkan. Pada perusahaan besar atau kelompok usaha dengan banyak divisi tidak semua orang saling mengenal. Selain itu, ada kemungkinan dalam perusahaan tersebut terdapat dua orang atau lebih yang memiliki nama sama. Dengan menyebutkan nama bagian atau divisinya maka kekeliruan semacam itu bisa diminimalisasi.

Contohnya:

Yth. Bapak Ramelan

Editor Kepala Divisi Penerbitan Buku

Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen

Jl. Menteng Raya No. 9

Jakarta 10340

atau

Yth. Babak Soenjono

Direktur Pemasaran Divisi Alat Berat

PT Jaya Abadi

Jl. Cimanggis Raya 23

Jakarta 13590

Apabila nama jabatan yang dituju sudah jelas menunjukan bagian atau divisinya maka bagian atau divisinya tidak perlu disebutkan. Setelah itu, baru dituliskan nama perusahaan, alamat lokasi perusahaan, organisasi, atau instansi yang dituju.

Contoh:

Yth. Bapak Adian

Kepala Divisi Maintenance

PT Kabel Kuat

Jl. Sumber Listrik 12

Tangerang 15154

Berikut ini adalah beberapa cara penulisan alamat yang paling umum beserta penjelasannya:

1)  Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Yth. Bapak Putra Samudra

Direktur Pemasaran

PT Abadi Sentosa

Jl. Semangat 45

Jakarta 10410

2)  Alamat yang ditujukan kepada nama jabatan

Surat ditujukan kepada jabatan apabila:

a)  Tidak mengetahui nama orang yang dituju.

b)  Mengetahui jabatan yang bertanggungjawab terhadap isi surat.

Penulisan alamat surat yang ditujukan kepada nama jabatan ini untuk menekankan formalitas atau menunjukan bahwa isi surat berkaitan dengan jabatan, bukan pribadi. Contoh:

Yth. Kepala Editor

Divisi Penerbitan

Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajeman

Jl. Menteng Raya No. 9

Jakarta 10440

3)  Alamat dengan u.p (untuk perhatian)

U.p adalah singkatan dari “untuk perhatian”. Artinya, surat tersebut ditujukan kepada orang tertentu. Namun, apabila orang tersebut tidak ada, surat boleh dibuka oleh orang lain dalam lingkup satu jabatan atau satu bagian yang disebutkan dalam surat.

Contoh:

Yth. Direksi PT Sumber Waras

u.p. Bapak Sujana, S.E.

Direktur Pemasaran

Jl. Kebon Nanas 210

Jakarta 10340

atau

Yth. Direksi PT Bank Santosa Abadi

Jl. Kebon Bawang II/10

Jakarta 10340

u.p Bapak Suhardiman, S.E.

Direktur Perkreditan

4)  Alamat yang tujukan kepada nama instansi/perusahaan.

Suatu surat ditujukan kepada instansi apabila:

a)  Tidak mengetahui nama yang dituju.

b)  Tidak mengetahui bagian atau jabatan yang dituju.

Contoh:

PT Subur makmur

Jl. Matraman Raya 504

Jakarta 13140

atau

Lembaga Keterampilan Mandiri

Jl. Karya Bakti 11

Jakarta 13040

Penulisan alamat seperti ini memiliki kelemahan. Perusahaan, organisasi, atau instansi yang menerima akan sulit menyam-paikan surat tersebut kepada yang berhak karena tidak jelas kepada siapa surat itu ditujukan.

5)  Alamat yang ditujukan kepada pemilik kotak pos

Kotak Pos atau dikenal juga dengan istilah Tromol Pos atau P.O. Box (Post Office Box) adalah sebuah kotak khusus di kantor pos yang disewa oleh seseorang untuk menerima surat-surat yang ditujukan kepadanya. Identitas pemilik dan alamat tidak dicantumkan. Dengan demikian cara menuliskan alamatnya adalah sebagai berikut:

Yth. Pemilik P.O. Box 275/Jtn

Jakarta 13300

atau

P.O. Box 275/Jtn

Jakarta 13000

6)  Alamat yang menggunakan dengan alamat (d.a.)

Penulisan alamat menggunakan d.a dilakukan apabila kita hanya mengetahui orang yang dituju tetapi tidak mengetahui alamat pastinya. Alamat yang kita miliki adalah nama orang lain yang dijadikan tempat “menumpang” sementara. Contoh:

Yth. Peserta Penempatan Tenaga Eksekutif No. 234

d.a. Majalah Manajemen

Jl. Menteng Raya 9

Jakarta 10340

atau

Yth. Anggota No. 241

d.a. Perkumpulan Sayang Anak

Jl. Hidup Bahagia No. 12

Jakarta 10040

Oke semoga bermanfaat bagi teman-teman peribahasaindonesia.com